Quelle abitudini che ci fanno perdere produttività

La pandemia ha avuto conseguenze non solo sulla salute e sull’economia del mondo intero, ma anche sulle abitudini delle singole persone. Qui ci siamo chiesti ad esempio se torneremo mai a viaggiare per lavoro o se invece continueremo a usare Zoom e Teams anche quando sarà di nuovo possibile viaggiare per lavoro senza particolari restrizioni. Da quando il Covid-19 è entrato nella vita di tutti i giorni, alcune nostre abitudini sono sparite o sono state modificate, sia nella vita privata che in quella lavorativa. Nella sfera privata, abbiamo ad esempio imparato a goderci di più la nostra casa e la nostra famiglia “ristretta”. Sul luogo di lavoro, invece, abbiamo imparato che le riunioni che nell’era pre-Covid ci rubavano tre ore – due ore di riunione effettiva e 60 minuti di viaggio andata/ritorno – si possono invece risolvere in un’oretta scarsa su Zoom. Perché? Ovviamente, ci risparmiamo il viaggio. Ma abbiamo anche imparato ad essere più efficienti nelle decisioni che dobbiamo prendere: vedendoci con i nostri interlocutori solamente tramite uno schermo, non ci perdiamo in battute o divagazioni circa la partita di calcio vista la sera prima. Forse abbiamo perso l’abitudine di… perdere tempo! In un mondo che va sempre più veloce, dove in una giornata di appena 24 ore dobbiamo dormire, cucinare, lavorare, portare i bambini a lezione di danza, fare esercizio fisico, fare la spesa, portare a spasso il cane, farci una bella doccia e rilassarci con un bel libro, riuscire a modificare delle abitudini per diventare più produttivi e per utilizzare il proprio tempo in maniera più soddisfacente è fondamentale.

Come? Ci facciamo ispirare da un blogger che, in poche righe, è riuscito a portare degli esempi in cui – crediamo – molti di noi si rispecchieranno.

1. Dimentichiamoci i dettagli superflui, focalizziamoci sui risultati. Dobbiamo imparare a concentrarci sui compiti importanti, cioè quelli che ci aiutano a ottenere i risultati prefissati e lasciamo da parte le attività inutili al raggiungimento del nostro scopo.
2. Smettiamola di leggere le e-mail ancora prima di fare colazione. La maggior parte delle persone controlla il telefono appena sveglia e legge la posta elettronica ancora prima di recarsi sul posto di lavoro. Così facendo, pensiamo di portarci avanti e di prepararci alla giornata lavorativa che ci attende. La verità è che ci stressiamo inutilmente, perché mentre ci stiamo lavando i denti o siamo sull’autobus direzione luogo di lavoro, non potremo evadere quella richiesta urgentissima che il nostro capo ci ha fatto via e-mail, alle 6:34 del mattino, anche lui appena sveglio. La sera, quando andiamo a letto, prendiamo l’abitudine di impostare la modalità “Non disturbare” sul nostro cellulare.
3. Non facciamoci distrarre. Riceviamo distrazioni costanti: nuove e-mail, promemoria, “mancano 10 minuti alla riunione XY”, telefonate, gruppi WhatsApp con 173 messaggi da leggere arrivati nell’arco di 3 minuti, quel collega che viene a farti una domanda non urgente mentre stai preparando il budget dell’anno prossimo. Siamo convinti di essere bravissimi nel multitasking, ma la verità è un’altra. Con tutti questi stimoli, perdiamo la concentrazione e di conseguenza perdiamo tempo e produttività. Se stiamo svolgendo un lavoro estremamente importante, che richiede la massima concentrazione, disattiviamo le notifiche delle e-mail e informiamo i nostri colleghi che per un paio d’ore saremo off-limits (salvo urgenze!).
   
4. Teniamo in ordine il nostro spazio di lavoro. Che sia una scrivania in ufficio oppure l’angolino che abbiamo preparato a casa per fare homeoffice, teniamolo in ordine. È stato dimostrato che la nostra concentrazione viene influenzata negativamente da un ambiente disordinato.
5. Lavorare fino all’esaurimento non serve a nulla. Capita a tutti di dover lavorare fino a tardi per un progetto importantissimo, con una scadenza a breve termine. Non deve però diventare un’abitudine e non deve essere fatto per troppo tempo. Lavorare tutti i giorni fino a tardi, per 12 ore consecutive e magari con una pausa di soli 30 minuti, non è normale! Le ultime ore di lavoro di una lunga giornata probabilmente non serviranno a nulla: saremo stanchi, poco lucidi e nervosi. Le nostre capacità cognitive sono limitate. Si dice che ogni giorno un essere umano raggiunga il massimo delle proprie prestazioni mentali per circa 3 ore. Impariamo a sfruttare queste ore, a prenderci delle pause e a fermarci quando ci accorgiamo che non riusciamo più a focalizzarci sul nostro compito. Riprenderemo domani, freschi e riposati.
6. Diamo priorità a ciò che davvero conta. Impariamo a concentrare le nostre energie sulle attività più importanti, ad esempio stilando una “classifica” dei diversi compiti che dobbiamo portare a termine, in ordine di importanza. Se non siamo noi a definire l’importanza, chiediamo al nostro responsabile di indicarci una graduatoria e – perché no – delle tempistiche.
7. Mettiamo dei paletti. Le persone produttive riescono a porre dei limiti e non lasciano che attività poco importanti tolgano spazio alle cose, persone o attività essenziali. Lavorare 12 ore al giorno – magari weekend compresi – non è un segno di alta produttività e non è un motivo di vanto. Forse abbiamo difficoltà a gestire il nostro tempo o siamo incapaci di capire cosa sia prioritario e cosa, invece, possa essere delegato, posticipato, o addirittura non eseguito. Impariamo a dire di “no” educatamente, se crediamo che un determinato compito sia posticipabile o non vada addirittura portato a termine perché non utile al raggiungimento dei nostri obiettivi.

Impariamo, in poche parole, a concentrare le nostre energie su ciò che davvero conta. Basta un semplice clic sulla modalità “Non disturbare”, sullo smartphone ma anche nel mondo reale.