Alcune aziende credono che l’ufficio sia in trasformazione e non sia più necessario svolgere tutte le attività in un luogo fisico e comune. Non si tratta però solo dei modelli di smart working o home working, ma di un nuovo concept di pensare e usare l’ufficio.
Per questo motivo, alcune aziende hanno deciso di adottare l’ufficio virtuale: uno spazio fisico e reale, ma nel quale il professionista non è presente (o perlomeno non lo è per il 90% del tempo). In realtà alcune persone che operano all’interno di questo spazio esistono, per esempio il personale di segreteria – che gestisce le comunicazioni aziendali – e il centralino.
Nell’ufficio virtuale i clienti e gli ospiti vengono accolti dalla reception e possono usufruire della struttura, solitamente per incontrare i professionisti nelle sale riunioni (affittabili a giornata e dotate di tecnologie all’avanguardia per l’online e il digitale). Anche i collaboratori dell’azienda possono utilizzare degli spazi dell’ufficio virtuale, per esempio per fare riunioni o presentazioni oppure, in caso di smart working perenne, di usare lo spazio per lavorare qualora necessario, pagando solo ciò di cui si usufruisce.
Ci sono alcuni vantaggi nell’adozione di un ufficio virtuale. In primo luogo, l’azienda mantiene un indirizzo che rimanda a un luogo reale e fisico, cioè esistente. Questo è importante in termini di affidabilità e credibilità e, soprattutto, impatta sull’immagine aziendale. Inoltre, avere la possibilità di usufruire comunque di uno spazio fisico, se necessario, è importantissimo: un collaboratore deve potere contare su attrezzature e tecnologie all’avanguardia (seppure a pagamento), che magari a casa non ha la possibilità di utilizzare, nonché di locali per incontrare clienti che prediligono il contatto diretto.
In secondo luogo, l’ufficio virtuale è meno costoso di uno classico, poiché non esiste uno spazio fisico predisposto e sempre presente, ma tutto viene affittato in base alle necessità di chi lo richiede.
Infine, l’ufficio virtuale favorisce il lavoro a distanza: meno pendolarismo e maggiore facilità nel trovare un equilibrio tra vita privata e vita professionale.
Ci sono però due grandi svantaggi che le aziende dovrebbero prendere in considerazione prima di adottare un ufficio di questo tipo: la comunicazione e la condivisione. La comunicazione tra dirigenti e segretariato dello spazio virtuale, ma anche tra gli stessi collaboratori, può essere difficoltoso perché ostacolato non sono dalla distanza fisica, ma anche dalle minori conoscenze della realtà aziendale del team dell’ufficio virtuale. Inoltre, spesso i dipendenti dell’ufficio virtuale si occupano di più aziende contemporaneamente. Bisogna stare attenti, dunque, alla privacy aziendale.