In inglese suona un po’ meglio: “This meeting could have been an email”.
Quante volte, al termine di una riunione, vi è sembrato di aver perso del tempo prezioso? Quante volte avete pensato “questo problema si sarebbe potuto risolvere con l’invio di un’email e invece ci sono volute due ore di riunione”? Il tempo, sia quello libero che quello lavorativo, è un bene così raro e prezioso, che “perderlo” ci causa frustrazione. Cerchiamo di migliorare la gestione del nostro tempo grazie, ad esempio, a un orario part-time o flessibile o allo smart working. Perché allora non proviamo a rendere più efficiente anche il tempo che passiamo in riunione? Certo, lo scambio con i nostri colleghi è fondamentale per la buona riuscita del lavoro e la comunicazione e la condivisione delle informazioni rimangono estremamente importanti. Forse, però, alcune riunioni sono davvero una perdita di tempo (e di denaro!) e andrebbero evitate.
È compito di un buon leader imparare a pianificare solamente i meeting necessari. Ricordiamoci che ogni ora lavorativa ha un costo per l’azienda. Se ogni settimana cinque collaboratori perdono due ore in una riunione inutile, è facile calcolare quanto questo possa costare, in termini monetari e di riduzione della produttività (la riunione può interrompere un lavoro urgente, che richiede concentrazione). Va anche considerato l’effetto negativo che la frustrazione di aver perso del tempo prezioso può avere, alla lunga, sui collaboratori (potrebbero dover fare delle ore straordinarie per recuperare il tempo perso).
Non sempre può essere evidente capire quali riunioni siano inutili e quali no. Ci sono alcune tipologie di riunione che, solitamente, sembra possano essere risolte con una semplice email. Vediamo qualche esempio.
- Feedback su un lavoro. Il vostro responsabile marketing vi ha inviato la bozza di un testo promozionale. Invece di organizzare una riunione in cui visionare insieme la bozza, magari con le correzioni fatte a mano sul foglio di carta, che poi vanno riportate sul documento elettronico, provate a sfruttare le tecnologie che ci vengono in soccorso: ormai è possibile (ad esempio con Google Documenti) modificare un documento in maniera contemporanea e collaborativa, aggiungere commenti e tracciare le modifiche fatte (chi, cosa e quando).
- Condivisione di informazioni. Se dovete condividere con i vostri collaboratori delle informazioni che non richiedono da parte loro un dialogo, delle domande o degli input, fatelo via email.
- Aggiornamento su un progetto (senza un reale aggiornamento). Il giovedì di ogni settimana è fissata una riunione di aggiornamento sul progetto “ABC”. Se una settimana non vi sono degli sviluppi sul progetto, annullate il meeting.
Prima di inviare l’appuntamento per la prossima riunione, fermatevi a riflettere. Se pensate che la stessa possa in realtà diventare un’email, scrivetela! È importante che siate chiari nel vostro scritto e che organizziate le informazioni in modo da facilitarne la comprensione. Se avete bisogno di un riscontro da parte dei destinatari, siate chiari nella vostra richiesta e indicate un termine. Se invece arrivate alla conclusione che sarebbe meglio organizzare un meeting, fate in modo che lo stesso sia comunque efficiente: preparate un ordine del giorno, anticipate le informazioni necessarie ed eventuali documenti e chiedete ai vostri collaboratori di leggerli e prepararsi.