“Perché hanno avviato la produzione senza avvisarmi”? “Perché hanno affidato quell’incarico a lui invece che a me”? “Perché hanno deciso di effettuare quell’acquisto, quando c’era un fornitore che ci faceva un’offerta più conveniente”? “Qui dentro una mano non sa quello che fa l’altra”. “Quello che non funziona, qui dentro, è la comunicazione”… Sono frasi che si sentono in moltissime aziende e organizzazioni.
Secondo uno studio di Deloitte del 2022, il 60% dei dipendenti afferma di essere insoddisfatto della comunicazione aziendale. Una cosa che sembrerebbe paradossale, in un’epoca in cui si sono moltiplicati a dismisura i mezzi attraverso i quali si possono condividere le informazioni.
In azienda, come nella nostra vita personale, siamo sommersi da quantità abnormi di informazioni, che ci raggiungono (o dovrebbero raggiungerci) attraverso i più disparati canali: riunioni, colloqui, telefonate, posta elettronica, siti web, pagine social, messaggistica, piattaforme private e chi più ne ha più ne metta.
La frustrazione nasce dal fatto che “comunicare” significa molto più che non semplicemente “possedere informazioni”.
L’aspettativa dei collaboratori riguarda sempre meno la trasmissione di informazioni, e sempre più la condivisione di intenti e obiettivi, la consapevolezza di partecipare a una missione condivisa, la possibilità di condividere conoscenze e competenze e di conseguenza: di crescere come persone e professionisti; la possibilità di gioire dei successi e di solidarizzare negli insuccessi. La quantità di comunicazione non potrà mai colmare il fabbisogno di contenuto della stessa.
Al tempo stesso, la comunicazione diventa un asset sempre più importante nelle organizzazioni, perché, oltre all’efficienza dei processi, la sua qualità garantisce motivazione, benessere, coinvolgimento e fedeltà dei collaboratori.
In questo complesso contesto, quali aspetti dovrebbe tenere in considerazione, chi ha la responsabilità di migliorare la comunicazione aziendale?
Facciamone un breve elenco.
Trasparenza
I collaboratori hanno bisogno di essere informati in modo chiaro e completo sulle decisioni aziendali, sui cambiamenti in atto e sulle performance dell'azienda. Quando manca la trasparenza, si sentono esclusi e non coinvolti nel processo decisionale.
Comunicazione bilaterale: non solo top-down (dall’alto verso il basso), ma anche bottom-up (da basso verso l’alto)
I collaboratori hanno bisogno di avere la possibilità di esprimere le proprie opinioni e di essere ascoltati. Quando la comunicazione è unilaterale, si sentono come dei semplici esecutori di ordini, senza la possibilità di contribuire al miglioramento dell'azienda.
Efficacia
La comunicazione aziendale deve essere chiara, concisa e adatta al destinatario. Quando la comunicazione è poco efficace, i collaboratori possono avere difficoltà a comprendere le informazioni trasmesse, o addirittura a non comprenderle affatto.
Coerenza
La comunicazione aziendale deve essere coerente, in modo da creare una visione chiara e condivisa dell'azienda. Ciò significa che i messaggi trasmessi da diversi canali devono essere coerenti tra loro. Quando la comunicazione è poco coerente, i collaboratori possono essere confusi e disorientati.
Tempestività
La comunicazione aziendale deve essere tempestiva, in modo da fornire le informazioni necessarie al momento giusto. Quando la comunicazione è poco tempestiva, i collaboratori possono prendere decisioni sbagliate o perdere opportunità.
Verificando la propria comunicazione interna sulla base di questi criteri, e adottando misure adeguate, le aziende possono migliorare la comunicazione aziendale e creare un ambiente di lavoro migliore e più produttivo.