Dal 30 giugno 2020, in tutta la Svizzera, è possibile utilizzare le QR-fatture al posto delle polizze di versamento. Quest’ultime – arancioni e rosse – verranno ritirate dal mercato il 30 settembre di quest’anno. Le aziende (o più in generale tutti gli emittenti di fatture) hanno quindi avuto più di due anni di tempo per prepararsi e per adeguare i propri sistemi. Eppure, ancora oggi, sono tanti gli emittenti che continuano ad allegare le ormai storiche e quasi obsolete polizze.
Procrastinazione? Resistenza al cambiamento? Abitudine a pensare solo a breve termine, senza pianificare il futuro prossimo? Chi lo sa. Sta di fatto che tra le aziende che non hanno ancora adottato la QR-fattura – oltre a quelle che si ostinano a usare ancora il fax o a compilare vari formulari con la macchina da scrivere – ci sono anche realtà “digitali”, “innovative”, “giovani”.
Forse occorre ricordare i vantaggi di questo nuovo metodo di fatturazione: maggiore efficienza nei pagamenti e nel loro monitoraggio, migliore qualità dei dati grazie alla precisione e alla quantità delle informazioni contenute nel codice, riferimenti di pagamento completamente automatizzati, risparmio di tempo…
Ciò di cui stiamo parlando potrebbe sembrare estremamente banale, ma – al contrario – è più che mai urgente effettuare il passaggio alle fatture QR entro la fine di settembre. Dopo questa data, gli istituti finanziari non accetteranno più i pagamenti tramite polizze; ciò significa che, chi non si sarà adeguato per tempo, rischierà di incassare le proprie fatture con forte ritardo. Bisogna infatti prestare particolare attenzione alla data in cui verranno inviate le ultime fatture con polizza, perché il termine di pagamento potrebbe cadere oltre il 30 settembre, rendendo la fattura con polizza “non più pagabile”. E la responsabilità non può cadere su chi la fattura la riceve e la deve saldare. Particolare attenzione va data anche agli ordini permanenti basati sulle polizze di versamento (PVR): pure questi non verranno più eseguiti ed è responsabilità degli emittenti di fatture avvisare i destinatari della necessità di aggiornare gli ordini permanenti in essere, fornendo loro le nuove “coordinate QR”.
Naturalmente, gli istituti finanziari hanno da tempo adeguato i propri sistemi di mobile banking (semplice scansione dei codici QR grazie alla fotocamera dello smartphone) ed e-banking (scansione dei codici dalla webcam del computer o utilizzo di lettori QR forniti dagli istituti stessi). E chi preferisce i pagamenti allo sportello? La QR-fattura funziona come una polizza classica e può quindi essere pagata anche “offline”.
Gli emittenti di fatture che non si fossero ancora adeguati devono quanto prima informarsi presso la propria banca e presso il fornitore del software utilizzato per la fatturazione, in modo da effettuare la transizione il prima possibile.
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