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Lavorare smart, la “palestra” del Coronavirus

   
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In questi giorni di grande emergenza molte aziende stanno facendo ricorso a modalità di lavoro in remoto. Quelle già strutturate per farlo hanno semplicemente esteso le finestre già formalmente predisposte nelle loro policy aziendali, allargando lo spettro dei collaboratori e delle collaboratrici autorizzati al lavoro a distanza. Altre imprese stanno invece reagendo all’evoluzione dell’allarme virus adottando misure straordinarie, fra le quali anche il lavoro smart.

Chi dunque ha avuto il tempo per analizzare la situazione, concepire un regolamento aziendale adeguato, formare le persone alle modalità di lavoro a distanza e introdurre gradatamente la misura, ha oggi a disposizione uno strumento supplementare per reagire all’emergenza.

Chi invece ha adottato questa misura per far fronte ad una situazione straordinaria potrebbe oggi trovarsi a fronteggiare una serie di problemi organizzativi difficilmente gestibili. Oltre alle questioni organizzative e di processo c’è da considerare la situazione del singolo collaboratore, che si trova di punto in bianco ad affrontare una situazione del tutto nuova.

Come si fa a lavorare senza i punti di riferimento classici legati al tragitto casa/azienda, ai colleghi, agli spazi professionali? Come fare a riprodurre a casa la forma mentis che si assume in ufficio?

I consulenti di Methodos Italia, società di consulenza nel change management, ne sono convinti: questi giorni di blocco forzato potrebbero addirittura essere un acceleratore del cambiamento.

Lavoro smart

Per aiutare sia i lavoratori, che magari si trovano a fare smart working per la prima volta nella vita, sia i capi, che devono sperimentare nuovi metodi per organizzare, dirigere e valutare i propri dipendenti, Methodos ha formulato una serie di consigli.

1) Stabilire chiaramente gli orari. È importante indicare i momenti di inizio e fine del lavoro. Dedicare delle ore specifiche al lavoro facilita non solo la concentrazione, ma anche l’allineamento con gli altri interlocutori, che sanno in quali momenti siamo disponibili e pronti a rispondere.

2) Vestirsi come se si andasse in ufficio (o quasi). Non è necessario indossare gli abiti da lavoro, ma passare dalla modalità “casa” a quella “lavoro” è molto importante per concentrarsi, e l’abbigliamento gioca la sua parte.

3) Fare delle pause e spostarsi. Se è fondamentale, anche a casa, avere la sensazione di “iniziare” la propria giornata, allo stesso modo, quando si prende una pausa, bisogna davvero staccare. Per questo è consigliabile allontanarsi fisicamente dallo spazio di lavoro. Fare un passo lontano dalla scrivania può aiutare a liberare la mente e ad avere maggiore attenzione al ritorno.

4) Organizzare gli spazi. Cioè avere una scrivania libera dal disordine, con file digitali e/o archivi cartacei facilmente individuabili e uno spazio adatto all’attività. Sono elementi importanti per aumentare la produttività e rimanere concentrati mentre si lavora.

5) Staccare la spina dalla vita digitale. A casa, ancor più che in ufficio, le distrazioni di web e social sono in agguato. Per sfruttare al meglio il tempo è bene silenziare o bloccare alcune app, anche attraverso tool che ne limitano l’utilizzo».

 

Per quanto riguarda poi la connessione con l’azienda e i colleghi la tecnologia rende le comunicazioni di una facilità impensabile rispetto a pochi anni fa, anche senza complicati apparati, utilizzando gli strumenti che tutti hanno a casa. Organizzare un meeting digitale, ovvero chiamate e videoconferenze, è ora piuttosto semplice con un semplice smartphone. Non tutti però sono ancora abituati a rapportarsi in questo modo ed è necessario accogliere e coinvolgere nel modo giusto chi non usa quotidianamente questi strumenti. Ecco quindi altri consigli utili da parte Methodos:

 

6) Testare in anticipo il collegamento (il giorno prima se possibile con 1-2 partecipanti previsti).

7) Prima dei meeting digitali assicurarsi che tutti i partecipanti davvero rilevanti per la riuscita del meeting siano collegati/collegabili, altrimenti programmarlo in un altro momento.

8) Condividere con anticipo un reminder dell’agenda, allegando obiettivi, temi e principali materiali che verranno discussi.

9) Non affrontare un numero eccessivo di argomenti.

Riunione in videoconferenza

10) Invitare tutti a fare un check di comunicazione se non si sono mai collegati da remoto per verificare la banda e la connettività.

11) Adattare il formato dei materiali (presentazione, video eventuali di supporto etc.) affinché siano compressi per ridurre la necessità di banda di trasmissione.

12) Pianificare 10-15’ di tempo di “accoglienza” prima dell’inizio ufficiale della riunione in cui verificare da parte di tutti la qualità del collegamento audio-video a due vie.

13) Ricordare a tutti all’inizio della riunione le regole di ingaggio e di etichetta: cioè parlare uno alla volta e a due terzi della velocità “normale”, dire sempre il proprio nome per assicurarsi che tutti sappiano chi sta parlando, scandire bene le parole formulando frasi più brevi e semplificate per ridurre la fatica da collegamento, e infine, quando si ha la necessità di scollegarsi, annunciarlo.

14) Avere a disposizione un tecnico IT se possibile per effettuare una pronta risoluzione dei problemi durante la fase di accoglienza.

 

Secondo il motto “trasformiamo la crisi in opportunità” si tratta quindi di affrontare questo momento di confusione cercando di trarre il massimo insegnamento dalla situazione. Utile quindi documentare l’esperienza in tutti i modi possibili, per esempio chiedendo ai collaboratori coinvolti di tenere un “diario di bordo” nel quale riportare i fatti, le criticità riscontrate, le emozioni e le sensazioni percepite, così come tutte le tutte le soluzioni e atteggiamenti virtuosi assunti dal singolo e dai team per far fronte alla situazione di emergenza.

Solo poche settimane fa sarebbe stato impossibile prevedere una simile evoluzione della situazione. Una volta alle spalle l’emergenza, le aziende avranno le loro riflessioni da fare in fase di aggiornamento dei loro piani di Risk Management. La concezione di nuove modalità di lavoro, oltre che una risposta ai bisogni dei propri collaboratori e un generatore di competitività aziendale, sarà anche una misura di contenimento di un rischio che purtroppo entra prepotentemente fra gli scenari da contemplare.

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