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Bilanciare il carico di lavoro: un’abilità fondamentale

   
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Anche durante le presentazioni a scuola succedeva: ci toccava lavorare a gruppi e, puntualmente, c’era una persona che faceva poco o nulla. Così, anziché su tre persone, il carico di lavoro ricadeva su due. Allo stesso modo accade anche in azienda: all’interno di un team può capitare che una persona faccia meno degli altri e che, di conseguenza, un dipendente si trovi in grande difficoltà per l’enorme quantità di attività da svolgere. Questi sono tutti errori di bilanciamento del carico di lavoro (workload balancing), cioè quel processo di distribuzione e gestione efficiente del lavoro. Un buon bilanciamento aiuta i dipendenti a massimizzare le loro prestazioni, a raggiungere risultati in minor tempo e a non sentirsi sopraffatti alla fine della giornata (che, nei casi più gravi e a lungo andare, può portare al burnout).

Bilanciare il carico di lavoro un’abilità fondamentale

Solitamente chi si occupa della gestione del carico di lavoro è il manager, che deve trovare il giusto equilibrio. Non è un compito semplice, ma costituisce un’abilità fondamentale per garantire benessere e un carico di lavoro equo a tutti i collaboratori. In primo luogo, il manager deve determinare il carico di lavoro e la capacità produttiva del team, stabilendo il numero di attività da svolgere, il tempo necessario per il loro svolgimento, suddividendole in flussi di lavoro più piccoli e assegnandole in base all’importanza e all’urgenza. La fase di progettazione è importantissima per capire davvero cosa bisogna fare, in quanto tempo e in che modo.

Sulla base della valutazione del carico di lavoro, il manager sarà in grado di definire quanto lavoro – primario ed extra – assegnare al team.

In secondo luogo, bisogna suddividere il carico tra i diversi membri del team, assegnando dapprima le attività con priorità più alta. È importante anche riuscire ad abbinare le persone giuste a ogni attività, considerando la disponibilità, le competenze e le capacità. In questa fase l’intero team deve essere coinvolto, perché sono i suoi componenti a conoscere le proprie capacità produttive e i carichi di lavoro.

Importante è continuare a monitorare la situazione: anche una volta che il manager ha assegnato e distribuito equamente il lavoro, è bene continuare a controllare che non insorgano possibili ostacoli ed eventualmente apportare modifiche per garantire un equo bilanciamento del carico di lavoro e per evitare scadenze non rispettate. Questo può essere fatto, per esempio, attraverso colloqui individuali.

Bilanciare il carico di lavoro un’abilità fondamentale (2)

Quando inevitabilmente i carichi sono pesanti, bisogna aiutare il team a capire come gestire le attività da portare a termine, nonché il tempo, aumentando così l’efficienza del gruppo.

Infine, grazie alla tecnologia, il manager può usare strumenti e applicazioni per la gestione del lavoro.

Lo scopo finale è quello di distribuire equamente il carico di lavoro e monitorare – ed eventualmente anticipare – le situazioni che potrebbero portare a una minore efficienza del team, a malumori («io devo fare più degli altri»), a ritardi per quanto riguarda le scadenze e, soprattutto, a evitare di intaccare il benessere mentale dei propri dipendenti a causa del forte stress.

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